W życiu każdego człowieka mają miejsce szczególne wydarzenia, które według ustawodawcy wymagają dnia wolnego od pracy, który to nie wliczałby się w ogólną pulę urlopu wypoczynkowego.
Ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby to właśnie takie szczególne zdarzenia, które uprawniają do otrzymania dodatkowego, płatnego dnia wolnego, którym jest urlop okolicznościowy.
W niniejszym artykule odpowiemy na podstawowe pytania związane z tą instytucją. Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy? Kiedy można go wykorzystać? Jak złożyć wniosek? Czy urlop okolicznościowy przepada? Zachęcamy do lektury.
Zasady udzielenia urlopu okolicznościowego
Kodeks pracy nie zawiera regulacji odnoszących się do urlopu okolicznościowego. Znajdziemy je w innym akcie prawnym niższego rzędu. Zgodnie bowiem z § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, podwładnemu przysługuje płatny urlop ze względu na ważne wydarzenia w życiu.
Jak sama nazwa wskazuje, może być wykorzystany jedynie w wyniku zaistnienia sytuacji, która do niego uprawnia. Są to wyłącznie sytuacje związane z silnymi emocjami oraz najbliższymi osobami pracownika, które zasługują według ustawodawcy na szczególne traktowanie.
Podwładny ma obowiązek poinformować pracodawcę z wyprzedzeniem o skorzystaniu z urlopu okolicznościowego, chyba że było to wydarzenie nagłe, jak śmierć bliskiego. W takim przypadku pracownik musi powiadomić przełożonego jak najszybciej, najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy.
Wniosek o urlop okolicznościowy
We wniosku obowiązkowe powinny być zawarte następujące dane pracownika: jego imię i nazwisko, adres, miejscowość oraz data, nazwa i adres pracodawcy, wskazanie okoliczności uprawniającej do skorzystania z urlopu okolicznościowego, liczba dni urlopowych, datę urlopu okolicznościowego oraz jego podpis.
Pracownik podczas składania wniosku o przyznanie urlopu okolicznościowego pracownik ma obowiązek przedstawić do wglądu odpowiednią dokumentację np. akt zgonu. Jeżeli nie jest to możliwe wcześniej, podwładny musi uzupełnić formalności wtedy, kiedy otrzyma wymagane dokumenty.
Urlop okolicznościowy ślub
Ślub to szczególny moment w życiu każdego człowieka. W uroczystość najmocniej zaangażowani są sami narzeczeni oraz ich rodzice. Dlatego też prawodawca przewidział dwa przypadki i wymiary urlopu okolicznościowego z okazji ślubu.
Pracownikowi przysługują bowiem 2 dni zwolnienia z pracy, jeśli to on sam występuje w roli biorącego ślub. Jeśli natomiast dziecko pracownika decyduje się na wstąpienie w związek małżeński, jemu jako rodzicowi, przysługuje 1 dzień wolnego.
Narodziny dziecka
Następnym w kolejności istotnym wydarzeniem w życiu będą z pewnością narodziny dziecka. Okazja ta generuje prawo do odebrania przez rodzica 2 dni wolnych od pracy. Zwykle wykorzystuje się te dwa dni na sam poród oraz pomoc matce po porodzie. Jeśli chodzi bowiem o kobiety, to w dniu porodu rozpoczyna się dla nich urlop macierzyński.
Urlop okolicznościowy ze względu na śmierć bliskiej osoby
Nie wszystkie wydarzenia, z którymi związane jest prawo do urlopu okolicznościowego są jednak wesołe. Niezwykle trudnym i wymagającym szczególnej uwagi prawodawcy wydarzeniem jest śmierć bliskiej osoby.
W zależności od stopnia pokrewieństwa czy spowinowacenia ustawodawca określić prawo do 1 lub 2 dni wolnych od pracy. 2 dni wolnego przysługują w przypadku zgonu i pogrzebu małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
1 dzień urlopu okolicznościowego związanego z pogrzebem przysługuje w przypadku śmierci siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka oraz inne osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika.
Termin wykorzystania urlopu okolicznościowego
Wykorzystanie urlopu nie musi odbyć się w dniu, kiedy wypada ważne zdarzenie (np. ślub dziecka). Można skorzystać z niego w inny dzień, o ile będzie bezpośrednio związany z wydarzeniem, który uprawnia do urlopu. I tak, pracownik może go wykorzystać na załatwienie spraw związanych z dekoracją sali ślubnej czy rejestrację dziecka w urzędzie.
Czy jest termin wykorzystania urlopu jest ściśle określony w rozporządzeniu? Prawodawca nie zdecydował się na jego szczegółowe określenie. Teoretycznie możliwe byłoby wykorzystanie dnia wolnego z okazji ślubu na przymiarkę sukni ślubnej 2 miesiące przed ślubem.
Czy może wystąpić okoliczność uzasadniająca wykorzystanie takiego dnia 2 miesiące po ślubie? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Udzielenie wolnego musi się wiązać z daną okolicznością. Dużo więc zależy od interpretacji pracodawcy oraz argumentacji pracownika. Warto skontaktować się wcześniej z pracodawcą lub działem kadr w celu ustalenia szczegółów i uniknięcia niedomówień.
Wykorzystanie urlopu okolicznościowego, gdy wydarzenie nie doszło do skutku
Natomiast, w przypadku, gdy pracownik przykładowo wykorzystał dwa dni urlopu na przygotowania związane ze ślubem, a sama uroczystość z jakiegoś powodu się nie odbyła, nie spełnia on tym samym uprawnień do skorzystania z urlopu okolicznościowego.
W takiej sytuacji musi wziąć urlop wypoczynkowy z normalnie przysługującej mu puli według norm kodeksowych. Jeżeli tego nie zrobi, jego nieobecność w pracy będzie usprawiedliwiona, ale niepłatna.
Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy jest tak samo liczone, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Jeśli chcesz poznać dokładne zasady jego wyliczania oraz interesują Cię zagadnienia kadrowo-płacowe, sięgnij po internetowy kurs dotyczący kadr i płac.
Jeżeli zdarzenie uprawniające do przyznania urlopu okolicznościowego wystąpi w trakcie przebywania na urlopie wypoczynkowym, pracownik wówczas nie otrzymuje dodatkowego wynagrodzenia ani nie może wnioskować o przedłużenie urlopu wypoczynkowego. Warto pamiętać o tym, że niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok.