Cyfrowa administracja – czyli przydatne narzędzia, które usprawniają pracę Działu Kadr

0
307

Do 2023 r. Polska ma szansę objąć pozycję lidera cyfryzacji w Europie, według raportu Instytutu Sobieskiego dot. rozwoju digitalizacji. Ten rosnący potencjał technologiczny można w prosty sposób wykorzystać w firmie w walce z ciągłym brakiem czasu, wysokimi kosztami prowadzenia biznesu i źle działającą komunikacją. Na rynku można znaleźć wiele ciekawych aplikacji, które stanowią wsparcie dla licznych procesów biznesowych. W poniższym artykule znajdują się wskazówki – w co warto zainwestować, by zapewnić optymalne funkcjonowanie całej firmy oraz zagwarantować jej skuteczny workflow.

Wirtualna dokumentacja czyli E-teczka

Niedawno weszły w życie nowe przepisy, umożliwiające pracodawcom przechowywanie akt pracowniczych w formie cyfrowej, poza tradycyjną formą papierową. Rosnąca liczba firm decyduje się na rezygnację z tradycyjnych teczek, na rzecz wersji elektronicznej. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele – utrzymanie odpowiedniego porządku w tradycyjnej dokumentacji jest prawdziwym wyzwaniem, nawet dla wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników działu Kadr. Przeglądanie, znalezienie właściwych plików czy organizacja, nierzadko mogą powodować wiele trudności. Oprócz tego gromadzenie przez lata dokumentacji, wymaga coraz więcej przestrzeni np. magazynów, co wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów. Warto wspomnieć, że jeszcze do niedawna akta pracownicze należało przechowywać przez 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r. termin ten został skrócony do 10 lat. Cyfrowe rozwiązanie całkowicie niweluje problem, jakim jest wygospodarowanie dedykowanej do tego przestrzeni.

Elektroniczna teczka oparta jest na wzorze standardowej. Jej zawartość stanowią kompletne informacje o pracowniku. Wszystkie są skanowane, a następnie uzupełniane kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy lub elektronicznym podpisem.

Zaletami E-teczki są:

  • Optymalizacja czasu pracy dla działu Kadr. Dostęp do danych i archiwum oraz wyszukiwanie informacji jest niezwykle szybkie i proste.
  • Czytelna baza danych ogranicza ryzyko wystąpienia błędów np. w podaniu niewłaściwych danych pracownika.
  • Nie ma konieczności drukowania dokumentów, co jest jednocześnie dbaniem o środowisko. Wiąże się to również z oszczędnością kosztów – brak obowiązku przechowywania dokumentacji to jednocześnie brak konieczności dysponowaniem pomieszczeniami do ich przechowywania.
  • Aplikacja prezentuje najwyższe standardy bezpieczeństwa. Wszystkie akta są chronione przed dostępem osób trzecich lub nieupoważnionych.

Nowy sposób wystawiania rozliczeń czyli elektroniczne PITy

2019 rok przyniósł również zmiany w przepisach odnośnie rozliczeń rocznych PIT. Możliwe jest elektroniczne wystawienie PIT-u, poprzez dedykowany system. Sposób jego działania jest bardzo prosty – zatrudniony zostaje powiadomiony o wystawionym rozliczeniu poprzez maila lub sms. Następnie otrzymuje dostęp do platformy, gdzie czekają na niego gotowe do pobrania załączniki. Rozwiązanie to jest wygodne o tyle, że taką samą procedurę można odtworzyć również w przypadku byłych pracowników.

Przy takich możliwościach wiele procesów zostaje zautomatyzowanych, co przekłada się do skrócenia czasu pracy działu Kadr np. w postaci automatycznego generowania raportów. Tak, jak w przypadku systemu E-teczki, przetwarzane są dane osobowe. Dlatego zachowane są wysokie standardy bezpieczeństwa np. wieloetapowe uwierzytelnianie lub ograniczony czasowo dostęp do platformy. Rozliczenie, by mogło spełniać wymogi obowiązującego prawa, musi zostać przesłane w formie nieedytowalnej, zawierając kwalifikowany podpis elektroniczny. Oczywiście systemem mogą zarządzać wyłącznie uprawnieni do tego pracownicy.

Moduł e-PIT w System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Logito jest dla działu Kadr skróceniem i ułatwieniem wielu procesów. Z kolei dla pracowników to duża wygoda oraz szybkie uzyskanie dokumentu. Jest to rozwiązanie szczególnie pożądane w dużym przedsiębiorstwie lub w firmach posiadających wiele oddziałów. Wiąże się z ograniczeniem produkowania papieru w firmie, co również pozytywnie wpływa na środowisko naturalne, a jednocześnie oznacza obniżenie kosztów w przedsiębiorstwie.

Porządek w dokumentacji dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów

Brak wypracowanego systemu służącego do zarządzania dokumentami to problem wielu przedsiębiorstw. Bardzo często faktury, umowy czy różnego rodzaju dokumenty znajdują się w różnych obszarach firmy. Wynikiem jest spowolnienie pracy, zmniejszenie wydajności oraz większe ryzyko dezinformacji czy popełnienia błędu. Obracanie nawet 30 tysiącami pism w ciągu roku, to nie lada wyzwanie. Elektroniczny Obieg Dokumentów sprawia, że cały proces działa w oparciu o zupełnie inne rozwiązania. Zapewniony zostaje sprawny workflow, a funkcjonowanie całej firmy ulega znacznej poprawie.

Aplikacja oferuje wiele przydatnych funkcji, które sprawdzają się podczas realizacji codziennych obowiązków. Opcja ustalenia szczegółowej ścieżki przepływu pism, zapewnia lepszą organizację i pozwala zachować porządek. Elektroniczny Obieg Dokumentów wspiera również zarządzanie, ponieważ pracownicy o odpowiednich uprawnieniach mogą śledzić jakie dokumenty i przez jakie osoby są na bieżąco wykorzystywane. Rozbudowana baza modułów umożliwia dopasowanie systemu względem charakteru i potrzeb danej firmy.

„Wdrożenie w Ideo Elektronicznego Obiegu Dokumentów znacznie usprawniło i przyspieszyło realizację szeregu codziennych zadań, w obszarze całego działu Kadr. Zauważalna jest także bardzo duża poprawa w zakresie wewnętrznej komunikacji oraz poziomie obsługi spraw pracowników, ponieważ na spotkania z nimi, możemy poświęcić znacznie więcej czasu.” – mówi Joanna Nowicka – Bereś, Kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o. o.

Urlop lub delegacja bez biurokracji

Urlop to dla pracowników przyjemny czas, ale składanie podań nierzadko kojarzy się z biurokracją. Duża liczba papierów do wypełnienia, nieustanne telefony z zapytaniami, organizacja zastępstw – wszystko to może powodować stres zarówno dla podwładnych składających wnioski, jak i dla działu Kadr. Istnieje rozwiązanie, które sprawia, że wszystkie te czynności ograniczają się do zaledwie kilku kliknięć.

Aplikacja Urlopy pozwala na składanie i rozpatrywanie wniosków całkowicie w formie elektronicznej. Pracownik może wypełnić wniosek w kilka chwil. System automatycznie przekazuje go do rozpatrzenia przełożonego. Wszystko odbywa się zdalnie, szybko i bez zbędnej dokumentacji.

Dla podwładnych wygodną funkcją jest terminarz urlopów. Prezentuje on w widoku zbiorczym wszystkie aktualne nieobecności pracowników oraz te, które odbędą się w najbliższym czasie. Dzięki temu możliwe jest wcześniejsze zaplanowanie sobie pracy, przy zachowaniu porządku komunikacyjnego.

Wymogiem do korzystania z aplikacji Urlopy jest obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji pracy oraz rejestracja wymiaru pracy wszystkich pracowników. Adekwatnie do przepracowanych godzin, przyznawany jest czas urlopowy.

Taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku delegacji. Niedysponowanie systemem monitorującym  podróże służbowe oraz kontrolującym koszty, powoduje, że dochodzi do dezorganizacji i chaosu informacyjnego. Przy zastosowaniu aplikacji krócej i sprawniej odbywają się procesy związane z wnioskowaniem, obsługą wyjazdu oraz późniejszym rozliczeniem. Ponadto tak, jak przy urlopach – dostęp do terminarza oraz organizacja zastępstw pozwalają wyeliminować niezaplanowane przestoje oraz zorganizować dalszą pracę.

Intranet jako zintegrowana platforma komunikacyjno – biznesowa

Intranet jest coraz częściej wybieranym w przedsiębiorstwach rozwiązaniem, który łączy w sobie wiele przydatnych funkcji. Platforma może zawierać wyżej opisane moduły, przez co pracownicy z jednego miejsca mają dostęp do nich wszystkich. Inne moduły, jak np. możliwość rezerwacji zasobów, dostęp do bazy danych czy harmonogramów, przyczyniają się do sprawniejszej pracy całej załogi. Oczywiście intranet spełnia także rolę komunikacyjną, poprzez takie funkcje jak komunikator, newsletter, forum, blog, czy możliwość wymiany opinii – stanowi rozbudowaną przestrzeń społecznościową, która przyczynia się do integracji pracowników firmy.

W taki sposób zorganizowany system informacyjny przekłada się na dynamikę pracy działu Kadr. Zawsze aktualna baza wiedzy i dokumentów pracowniczych, możliwość kontroli przepływu informacji, oznacza dla administracji koniec z piętrzącymi się papierami i nieefektywną komunikacją.

Platforma jest elastyczna, czyli można ją dopasować do wymagań i potrzeb firmy oraz wybrać jedynie interesujące i przydatne moduły. Dlatego intranet będzie przydatny zarówno w dużych korporacjach, jak i w kilkuosobowych firmach.

Sprawna realizacja wewnętrznych procesów, jest możliwa poprzez automatyzację wielu czynności, szczególnie w zakresie obowiązków należących do działu Kadr. Wdrażane w struktury przedsiębiorstwa nowoczesne rozwiązania technologiczne, stanowią wsparcie na wielu obszarach, zarówno biznesowych, jak i komunikacyjnych.