Droga do skutecznej strategii zakupowej

0
100

Strategia zakupowa to nic innego jak długookresowy plan mający na celu dostosowanie procesów zakupowych do potrzeb organizacji. Jej przygotowanie nie jest łatwym. Szczególnie dla niezbyt doświadczonych menedżerów działów zakupów.

Jednak istnieje kilka uniwersalnych kroków, dzięki którym przygotowanie strategii staje się łatwiejsze i jednocześnie maksymalizowane jest prawdopodobieństwo sukcesu. Jakie to kroki?

Krok 1: Określenie potrzeb

Pierwszym krokiem jest określenie potrzeb firmy, które mają być zaspokajane dzięki strategii zakupowej. Celem zakupów jest bowiem wspieranie pozostałych działów firmy w osiąganiu oczekiwanych wyników. Warto przy tym pamiętać, że działy zakupów coraz częściej pełnią w organizacjach funkcje doradcze. Dzieje się tak dlatego, że kupcy doskonale znają rynek dostawców i zapewniane przez nich możliwości.

Krok 2: Analiza obecnych procesów zakupowych i warunków rynkowych

Kolejnym krokiem jest analiza obecnych procesów zakupowych oraz relacji z dostawcami. Celem tej aktywności jest sprawdzenie na ile obecnie stosowane rozwiązania odpowiadają na potrzeby firmy. Dodatkowo identyfikowane są obszary, w którym możliwe jest zwiększanie efektywności oraz zmniejszanie kosztów.

Jednak sama analiza sytuacji wewnętrznej nie wystarczy. Do przygotowanie dobrej strategii zakupowej konieczne jest także przeprowadzenie badań rynku – zarówno potencjalnych dostawców jak i bezpośredniej konkurencji. Dzięki temu możliwe jest zdobycie dodatkowych informacji, które mogą być wykorzystane przy budowaniu strategii.

Krok 3: Przygotowanie strategii zakupowej

Po przeprowadzeniu analizy potrzeb i zbadaniu rynku możliwe jest przygotowanie założeń strategii w obszarze zakupów. Powinna ona być zbudowana na dwóch filarach:

  • zapewnieniu maksymalnego wsparcia całej firmie,
  • najpełniejszym wykorzystaniu potencjału rynkowego.

Krok 4: Przeprowadzenie szkoleń biznesowych dla personelu

Szkolenia biznesowe są nieodzownym elementem każdej strategii zakupowej. Dlaczego? Odpowiedź jest oczywista – żadna strategia nie będzie skuteczna jeżeli pracownicy nie będą przygotowani do jej realizacji. Dlatego określenie potrzeb szkoleniowych i przygotowanie merytoryczne kupców jest jednym z najważniejszych kroków w procesie budowy strategii zakupowej.

Plan szkoleniowy wynika oczywiście z doświadczenia i kompetencji pracowników oraz ze zidentyfikowanych deficytów. Niektóre firmy muszą koncentrować się na szkoleniach negocjacyjnych. Inne stosują bardziej nowatorską taktykę przygotowując kupców na konfrontację z dostawcami poprzez szkolenia sprzedażowe. Nie istnieje bowiem jedna uniwersalna i całkowicie skuteczna ścieżka szkoleń.

Krok 5: Wdrożenie i kontrola strategii zakupowej

Przejście tej drogi to pewność posiadania dobrej strategii zakupowej. Jednak stara zasada mówi, że nawet najlepszy plan jest niewiele wart bez skutecznego wdrożenia. Dlatego warto dołożyć wszelkich możliwych starań, aby przygotowane działania zostały zaimplementowane. A następnie poddawać efekty strategii okresowym kontrolom i w razie potrzeby podejmować działania naprawcze.