Archiwizacja dokumentów jest zabiegiem obowiązkowym dla wszelkich działalności gospodarczych. Firmy zobowiązane są do przechowywania w sposób odpowiedni wszelkich dokumentów księgowych oraz kadrowych. Niektóre z takich danych muszą być zachowane nawet przez 10 lat i w dowolnym momencie podlegać kontroli chociażby Urzędu Skarbowego. Zachodzi więc konieczność nie tylko ich segregacji, ale i trzymania w miejscu, w którym dokumenty nie są narażone na zniszczenie albo dostęp niepowołanych osób trzecich.
Jeszcze do niedawna powszechne były działy archiwalne, które musiały być organizowane przez firmy. Stosy faktur, dokumentów urzędowych, pism i umów zawieranych pomiędzy pracownikami czy kontrahentami były odkładane na półki w specjalnych pokojach bądź magazynach. Łatwo można spostrzec, że duże przedsiębiorstwa mogły mieć z tym spory problem. Dodatkowo musiały zatrudniać odpowiednich pracowników do zarządzania archiwami.
Dzisiaj na szczęście problem ten znika. Dokumenty nadal muszą być przechowywane i wynika to z obowiązujących przepisów polskiego prawa, natomiast można realizować ten proces w sposób znacznie bardziej komfortowy, wygodny, bezpieczny oraz zgodny z wykorzystywaniem nowoczesnej technologii. Firmy coraz częściej inwestują więc w elektroniczne systemy archiwizacji dokumentów.
Elektroniczne archiwa na TAK
Jakie są zalety elektronicznych systemów do archiwizacji i kompleksowego zarządzania różnego rodzaju dokumentami firmy? Atutów jest wiele, można wymienić chociażby brak konieczności organizacji fizycznego pomieszczenia, w którym dotychczas składowane były “papiery”. Okazuje się również, że trzymanie ważnych dokumentów w sieci jest znacznie bardziej bezpieczne – te nie ulegną zniszczeniu czy kradzieży, a dostęp do systemu mają jedynie osoby uprawnione.
Co ważne, elektroniczny system pozwala łatwo odnaleźć konkretny dokument poprzez intuicyjną wyszukiwarkę. Do tego automatycznie zapisuje się data utworzenia pliku, jego edycji czy modyfikacji wraz z nazwą użytkownika, który ten proces zrealizował. Dla dużych firm ogromne znaczenie ma również fakt, że komputerowy system archiwizacji dokumentów ma przecież nieograniczoną ilość miejsca, czym pochwalić nie mogły się standardowe pomieszczenia na archiwa. Nie da się też ukryć, że praca z elektronicznym systemem do zarządzania i przechowywania dokumentów biznesowych jest szybsza, o wiele bardziej wydajna i z powodzeniem wykorzystuje nowoczesną technologię, co dzisiaj ma kolosalne znaczenie dla prowadzenia firmy.