Jak korzystać z możliwości wirtualnego biura?

0
267

W dobie Internetu coraz więcej spraw załatwianych jest w sposób zdalny – składanie wniosków, zakupy czy załatwianie formalności w urzędach. Powszechna dostępność do Sieci sprawia, że również działania związane z firmą wchodzą na drogę elektronicznej rewolucji. Od kilku lat stale rośnie popularność tego rodzaju rozwiązań, dzięki czemu oferty stają się coraz liczniejsze i bardziej korzystne dla małych przedsiębiorców, jak i większych firm chcących rozszerzyć działalność poza rynek lokalny.

Co to jest wirtualne biuro?
Każda legalnie zarejestrowana firma potrzebuje fizycznego adresu do korespondencji – niezależnie, czy wykonywana jest zdalnie, czy stacjonarnie. Jednak w przypadku tej pierwszej nie zachodzi konieczność wynajmowania lokalu ani przekształcania fragmentu mieszkania w lokal gospodarczy. Rozwiązaniem jest wirtualne biuro Warszawa, czyli usługa outsourcingowa polegająca na udostępnianiu adresu w celach założenia działalności dla podmiotu, który nie posiada fizycznego lokalu lub też otwiera oddział poza miejscem pierwotnej działalności. Charakterystyczną cechą tego rodzaju formy świadczenia usług jest szeroki zakres dodatkowej oferty: księgowość, marketing, obsługa klienta, a także coworking.

Dla kogo przeznaczone są wirtualne biura?
Z ich usług korzystają w większości jednostki prowadzące działalność, gdzie kontakt z klientem jest sporadyczny. Zaliczają się do nich freelancerzy, spółki, start-upy, sklepy internetowe, firmy szkoleniowe, agencje interaktywne czy firmy pragnące posiadać prestiżowe adresy siedziby. Niektóre zagraniczne przedsiębiorstwa także korzystają z takiej formy – na miejscu zapewniana im jest obsługa klientów, urzędowych formalności i działania marketingowe.

Co obejmuje pełen pakiet usług?
Podstawową obsługą jest udostępnianie adresu, często połączone z obsługą korespondencji. Do tej drugiej wlicza się odbieranie, sortowanie i przesyłanie poczty. W zależności od firmy, można także wybrać skanowanie i powiadamianie tego samego dnia o otrzymaniu ważnych przesyłek. Do kosztów większości wirtualnych biur zalicza się także wynajmowanie sal konferencyjnych na godziny, jak również obsługa spotkań biznesowych.

Wykraczającymi poza podstawowe pakiety, ale coraz częściej oferowane są także usługi księgowe (zakładanie i prowadzenie ksiąg rachunkowych), obsługa klienta, jak również przestrzeń dla zespołów do pracy nad projektami. Do tego chodząc także tłumaczenia i kontakt z klientem zagranicznym – jeżeli taki charakter posiada działalność przedsiębiorstwa.

Przy decydowaniu się na korzystanie z usług wirtualnego biura powinniśmy pamiętać o tym, że lokalizacja, jak i samo miejsce, stanowią świadectwo dla firmy. To wizytówka, która powinna zostać wybrana rozważnie. Warto też zastanowić się nad kosztami – niewielka inwestycja przy minimalnym pakiecie usług może wyrządzić więcej szkody wizerunkowi przedsiębiorstwu. Zmiana adresu to koszty: druku materiałów reklamowych, zaufania klientów i poszukiwania nowych usługodawców.

Cała idea opiera się na optymalizacji kosztów firmowych, nie na ich generowaniu, stąd też lepiej zainwestować w dodatkowe opcje, a w sprawdzonej firmie, niż oszczędzać i stracić podwójnie.